Jak zvladate vyrizovani emailu?

July 22nd, 2007 · 19 Comments

Tohle je spise anketni otazka. Zajimalo by me jak se vam dari vyrizovat emaily. Hromadi se vam nejake emaily v inboxu, na ktere pak jednou za cas odpovite? Dari se vam odpovidat na vse okamzite? Kolik emailu vam denne chodi? Co emaily na ktere je potreba slozite odpovidat? Vrhate se na ne nejdrive nebo radeji vyrizujete ty jednodussi?

Mam takove predsevzeti, ze na vsechny emaily odpovim nebo je vyridim behem par dnu (ty slozitejsi). Ale nejak se mi to nedari. Ke konci tydne se mi v mailboxu nahromadi asi 40 emailu na ktere jsem se behem tydne nedostal. Vetsinou to jsou emaily, kde je neco potreba vyresit a ja to bud nestiham nebo odkladam. Jsou to treba emaily ve kterych je zahrnut nejaky ukol/prace pro me… a ty me pak lezi v mailboxu casto dost dlouho. Mam potize se donutit k necemu co se mi zrovna nechce delat a kdyz to nejak urgentne nespecha tak to odkladam. A kdykoliv se pak na inbox podivam tak me to znechuti, ze tam je prace co bych mel delat a nechce se mi.

Dari se nekomu vse okamzite resit? Napiste mi do komentaru.:-)

Popularity: 40% [?]

Tags: Podnikani & zivot v USA

Libi se ti muj blog?
Precti si knihu: Podnikani v USA

Nyni v knihkupectvich v CR a SR.
Moje prakticke rady jak podnikat a prorazit v USA.

19 responses so far ↓

1 Petr // Jul 22, 2007 at 7:58 pm +0

Hehe, tak to je asi úděl nás všech, co mají práci hodně závislou na emailové korespondenci. V klasickém zaměstnání to, přiznávám, nestíhám. Chodí mi denně 100+ mailů a nedostává se na všechny. Takže to řeším tak, že prioritní jsou ty vnitrofiremní (aby něco ve firmě nestálo) a pak ty od klí�?ových partnerů, popř. něco urgentního. Ty ostatní bu�?to vyřídím později, nebo to nějak samo umře a tím pádem to nebylo důležité. Ale snažím se maily spíš vyřizovat, než je nechat “vymírat”
A ve vlastním byznysu se snažím odpovídat na všechno a nejlépe během pár hodin, max. dne. Tam těch mailů zas tolik není. Doufám, že zatím
2 Rammi // Jul 22, 2007 at 10:39 pm +0

JJ, vyhnivaci metoda obcas zafunguje…
3 Tomas Vacek // Jul 22, 2007 at 11:28 pm +0

Tak by to byl dobry biznes, takova internetova sekretarka
4 Misha // Jul 22, 2007 at 11:48 pm +0

mě se osvěd�?ilo hvězdi�?kování v gmailu. pokud mail nevyřešm hned, tak si ho ohvězdi�?kuju a vm, že pokaždé když kliknu na Starred, tak tam mám věci k vyřízení. Průměrně tak deset až dvacet věcí

Jinak chodí mi mailů hodně, ale cílovým stavem je, aby chodilo mailů co nejmíň, protože míň mailů znamená míň práce.
5 RAY // Jul 23, 2007 at 3:13 am +0

Mail provozuji pomocí IMAP a pro rozřazování používám složky. Nevyřízené emaily zůstávají v Inboxu, vyřízené jsou přesunuty do patři�?né složky.
Vyhnívací strategie se mi příliš neosvěd�?ila.
6 Honza J. // Jul 23, 2007 at 6:48 am +0

Mam denne v praci cca 50 mailu, z toho cca 50 procent je pro me jakozto “musim neco delat” ostatni jsem jen v cc. (jen byt uvedomnen). Maily mi zaberou silenou cast meho pracovniho casu. V outlooku pouzivam flagovani (“for follow up”). Snazim se, aby vyhnivacich bylo co nejmene
7 John Vanhara // Jul 23, 2007 at 8:27 am +0

Kdyz jsem pouzival Outlook tak jsem mel system vlajecek. Cervena na hodne dulezite veci, zluta mene.. fialova na precteni pozdeji… Jenze problem byl v tom, ze s casem narustal pocet emailu s vlajeckami. Presel jsem pak na GMAIL, ale uz se mi nechtelo vracet ke stovkam emailu s vlajeckami.

Ted vidim stejnou situaci s Gmailem. Pouzivam hvezdicky, ale uz tam mam 197 emailu s hvezdickami a ukrutne se mi nechce tim probirat:-)
8 honza // Jul 24, 2007 at 2:47 am +0

Zrovna v�?era jsem �?etl údajně italské přísloví: Pokud se to samo nevyřeší do 14 dnů, nemá cenu se tím zabývat

Ale bohužel mám v poště už dva měsíce nevyřízené věci a několik upomínek… Ach jo… Některé věci jsou opravdu otravné… O lidech nemluvě
9 Petr // Jul 24, 2007 at 6:47 am +0

honza: Čteš Lidovky, co?
10 markonius // Jul 24, 2007 at 10:13 am +0

Mě se osvěd�?il postup rychlé reakce o ni�?em, třeba napsat “zítra se na to podívám”. Člověk ví, že když mu o to jde musí urgovat, ví na �?em je, že to prostě je pro mě problém. Je třeba říci, že lidé si pak uvědomí, že to třeba pro vás není tak důležité a bu�?to to vyřeší sami a nebo to udělají nějak důležitejší.
11 Mem // Jul 24, 2007 at 1:17 pm +0

Člověk může mít předsevzetí jaká chce, ale když se nashromáždí více úkolů najednou, inbox narůstá chtě nechtě. Já používám také v inboxu (a synchronizovaně v PDA) systém složek, kde mám veškerou příchozí poštou a potom už roztříděné složky e-mailů, které �?ekají bu�? na mojí reakci nebo naopak na odpově�? od protistrany (a je v mém zájmu tyto e-maily �?as od �?asu procházet a případně urgovat, a až po úspěšném vyřízení je schovat do archivu). Každopádně te�? to v mém pracovním inboxu vypadá asi tak, že v příchozích e-mailech k vyřízení je asi 50 položek, v odchozích asi 150, některé tam vyhnívají už od za�?átku roku a vím o nich
12 TonyK // Jul 24, 2007 at 5:00 pm +0

V minulosti jsem celkem uspesne pouzival system vlajecek, ale v okamziku kdy se v inboxu denne nakupi cca 200- 250 emailu k vyrizeni, tak se cervene vlajecky zacaly nezadrzitelne hromadit. Proto jsem nucen tuto cinnost delegovat a osobne vyrizuji pouze postu od nekolika malo klicovych klientu.
13 oleg // Jul 25, 2007 at 3:38 am +0

jelikoz mame projekt webber cz tak chodi nam od lidi cca 50 mailu denne… odpovidam na ne behem hodiny nebo dvou hodin nejvice vecer.. prichozi posta roste, pokud bude 100 mailu denne bude muset odpovidat 2 lidi
14 dušan // Jul 26, 2007 at 1:21 am +0

Opera – pouzivam hlavne e-mail klient v opere http://www.opera.com/mail/ , mam prehlad a filtre (zvlada aj kopu Newsfeeds).

Gmail – vsetko mam presmerovane aj na Gmail, pouzivam ako zalohu a pre obcasne hladanie, dobre su aj Labels.
15 Jan Onesork // Jul 27, 2007 at 1:54 am +0

Nevím, jestli o tom víš, ale te�? před pár dny vyšlo video z Google Tech Talk, kde Merlin Mann mluví o tom, jak se s e-maily vypořádat -> http://onesork.wordpress.com/2007/07/27/inbox-zero-jak-se-vyporadat-s-e-maily/

Případně Googlovat “inbox zero”
16 John Vanhara // Jul 28, 2007 at 3:12 pm +0

Tak o ten inbox zero se jiz posledni tyden marne pokousim… neni to vubec jednoduchy.:-)
17 Vladimir // Jul 30, 2007 at 1:45 pm +0

Zajímavé postřehy a nápady. Já to mám jednodušší:

1. Protože již nemám žádnou fyzickou firmu, ale podnikám jen na Internetu, jsem mimo jiné �?lenem cca 500 safe listů, od nichž dostávám denně cca 2000 emailů – vše do jedné schránky na serveru. Otevírám na serveru se zobrazením 150 emailů na jedné stránce. Vše zatrhnu vymazat. Poté během 2 minut pře�?tu titulky, najdu 5-6 zajímavých, ty odškrtnu, ostatní klik a vymazet. Během 10 minu mě zbyde 15-20 zajímavých. Ty pak stáhnu do PC.

2. Nepoužívám Outlok, ale Eudoru. Tam mě chodí denně kolem 150 emailů, z nichž však 70% jde na adresy kde je nastaven odpovídající FAQ email s 10-15 nakonfigurovanými odpově�?mi na takové nejvíce položené otázky a problémy. Tyto FAQ’s odpovědní emaily mám dva na dvě samostatné adresy, které nejvíce používám jako obchodní adresy. Funguje to. Zbyde mě pár emailů, na které pak není problém ru�?ně odpovědět (nehledě k tomu, že u některých odpovědí mám již předem napsané texty, kde pak zkopírují celé odstavce).

3. Moje vlastní obchodní nabídky jsou z 99% zasílány na adresy z mých opt-in seznamů a to vše řeší můj autoresponder, kde mám různé ú�?ty s různou problematikou a s předem nakonfigurovanými zprávami v po�?tu 15-20 zpráv, jenž jsou rozesílány v předem nastavených termínech.

Samotné ru�?ní vyřizování pošty mě pak zabere denně 30-50 minut.
Narozdíl od zahrani�?í, v Česku tento systém skoro nikdo nepoužívá. Přitom mě šetří spoustu mého �?asu.

Hezký den všem
vm
18 Jarek Jesenský // Sep 17, 2007 at 7:45 pm +0

E-mailů mi chodí trvale přes 500 denně, které se mi podle pravidel roztři�?ují do desítek složek v Outlook Express.

Snažím se odpovídat na e-maily zákazníků a obchodních partnerů do 24 hodin (není-li pro odpově�? nutné �?ekat na někoho jiného).
Pak následují ty méně důležité e-maily, ale co zůstane pod �?arou, k tomu se již později bohužel jen málokdy dostanu (denně přicházející prioritní a snadno zodpověditelné e-maily nad nimi vždy vyhrají), takže nyní mám přes 1300 nevyřízených e-mailů v inboxu (střední �?i spíše nízká prirota) a přes 150 tisíc nepře�?tených e-mailů v podsložkách.
Ty sice není nutné pře�?íst ani na ně odpovídat, ale kdybych je někdy pře�?etl (případně i odkazy z nich), mohl bych výrazně zlepšít všechny obory našeho podnikání , což už však myslím nic než hospitalizace na lůžku �?i důchod nevyřeší .
19 Satai // Aug 31, 2008 at 3:17 am +0

Denne 10-100, podle situace (nepocitam samozrejme emaily do ruznych konferenci…). Velka cast je automaticky odarchivovana (zpravy robotu o uspesnych buildech, zpravy o chybach v produktu) a nevenuji jim pozornost, dokud se napriklad nechci stahnout posledni build.
Zbytek pada do inboxu. Nad nim mam sadu smart folders typu “Od sefa”, “Od Petra”, “Pro mne”, “Pro nas team”. Inbox cistim, nemam vetsinou zadne neprectene. Zhruba tak 5-15 mailu ma hvezdicku. Jsou shromazdene v dalsim smart folderu. Projdu je jednou za par dnu, kdyz je vic casu – jsou tam veci, ktere jsou dulezite, ale nejsou akutni (vetsinou odkazy na novou dokumentaci).

Podnikani v USA

Me zkusenosti s podnikanim v USA, jak prorazit, napady, apod.