Jak zorganizovat podnikani, aby zabralo co nejmene casu

September 30th, 2007 · 27 Comments

Casto se me nekdo pta, jak casove zvladnu delat vice ruznych podnikani najednou. Klic je v tom, ze se snazim vse zorganizovat tak, aby to zabiralo minimum casu. Ukazu to na prikladu meho podnikani s prodejem kol (beach cruisers).

Rozesilani kol

V soucasnosti vyuzivam tzv. fulfillment firmu, ktera ma sklad a zaroven pro me kola rozesila. O tom jsem jiz vicekrat psal, takze neni asi potreba dale rozebirat.

Vyrizovani objednavek

Jednou denne nejlepe pred osmou hodinou rano je potreba poslat objednavky do fulfillment firmy. Fulfillment firma chce, aby objednavky byly poslany emailem v Excel souboru. Z naseho e-komerce softwaru (open source oscommerce.com) objednavky vyexportujeme a ulozime v excel souboru. Nejdrive jsem to delal sam (jako temer vsechno, kdyz neco zacinam), ale i kdyz to zabere jen par minut tak jsem to pred nekolika mesici delegoval. Podle meho nazoru i cinnost, ktera zabere jen par minut je lepsi delegovat. Alespon pak na to nemusim myslet a muzu delat neco produktivnejsiho. Mam externi spolupracovnici, ktera vyrizuje objednavky a take komunikuje se zakazniky.

Vyrizovani telefonatu a emailu

Denne nam zavola zhruba 10-15 lidi a prijde zhruba 15 emailu. I kdyz to neni moc prace tak jsem to stejne radeji delegoval. Je to zhruba prace na 1-2 hodiny denne. Takze stejna spolupracovnice (Amy), ktera se stara o objednavky take jedna se zakazniky. Spolecne jsme vymysleli pravidla jak vyrizovat stiznosti, kdy nabidnout vraceni penez, kdy dat slevu, apod. Nechavam ji delat vse, vcetne vraceni penez. Muzu kdykoliv zkontrolovat online co se deje a znovu mne to usetri hodne casu. Je to takovy paradox. Jsou to cinnosti, ktere nezabiraji moc casu, ale presto je to idealni outsourcovat. Protoze i par usetrenych hodin tydne me pomuze. S Amy jsem se domluvil, ze dostane par dolaru z kazdeho prodaneho kola. Podle toho jak se prodava si vydela od $600-$1,200 mesicne. Zadava pro me kola na ebay, vola zakaznikum, kdyz je potreba neco vyridit a treba taky nasla obchod, ktery ted pro nas prodava kola.

Obchod s koly

Pred casem jsem psal, ze jeden obchod s koly je ochoten predavat kola zakaznikum. Prvni dodavku kol jsem jim nechal zavezt lidmi z fulfillment company, ale zjistil jsem, ze majitel obchodu si pro kola rad prijede sam. Takze to uz je taky docela zarizene, ze s tim je minimum starosti. Nemusim nic koordinovat. Komunikujeme pres email co se prodalo a kdy si prijede pro nova kola. Ja jen pak poslu email do fulfillment firmy at mu ty kola vydaji.

Ucetnictvi

Zjistil jsem, ze v USA je hodne lidi co jsou ochotni delat praci pres Internet za velmi rozumne penize, protoze bydli v malych mestech. Ucetni program (QuickBoks Online) je kompletne zalozen na Internetu a neni proto duvod delat s ucetnictvi sam nebo tim zatezovat full time zamestnance. Zamestnat nekoho na dalku totiz vyjde o dost levneji. Vedeni ucetnictvi a zadani vsech transakci mne vyjde zhruba na $100 mesicne a kdyz date inzerat na Guru.com tak uvidite, ze se vam ozve desitky az stovky zajemcu.

Takze mam v podstate kamenny business, ale vetsinou jen komunikuji s lidmi pres email. Nemusim nikde jezdit, volat nebo neco vyrizovat. Firma nestoji na me osobe. Kdyz nekam na par tydnu tak vse bude fungovat dal. Dokud se nerozhodnu delat nejake radikalni zmeny tak to nevyzaduje moc meho casu. Kdyz ty zmeny udelam tak to znovu budu vymyslet tak, aby toho bylo na me osobe co nejmene.

Popularity: 20% [?]

Tags: Moje vlastni zkusenosti

Libi se ti muj blog?
Precti si knihu: Podnikani v USA

Nyni v knihkupectvich v CR a SR.
Moje prakticke rady jak podnikat a prorazit v USA.

27 responses so far ↓

1 Josef Řezní�?ek // Sep 30, 2007 at 7:23 pm +0

vyborne, taky bych si to takhle chtel v budoucnu zaridit. mam jenom jednu otazecku, ktera je mozna zacatecnicka, ale presto mi to neda ji polozit. Pokud pises, ze Amy za tebe vyrizuje i zalezitosti ohledne vraceni penez a slev. chtel jsem se zeptat, jak to mas zarizeno? pracuje s firemnim bankovnim uctem, ktery je pojisten proti kradezi? nebo jak mas presne ochraneno, ze ti znenadani nevybere velkou sumu a posle ji do tramtarie? diky za odpoved.
2 John Vanhara // Sep 30, 2007 at 8:20 pm +0

Mam kancelare v ruznych mestech a kdyz nechci byt v kazdodennim zaprahu tak me nezbyva nez delegovat. Drive jsem mel hodne strach dat nekomu pristup k sekove knizce nebo bankovnimu uctu. Ale bez toho abych to delegoval bych musel byt porad k dispozici. Seku vypisujeme kazdy den hodne. Transakci take delame hodne. Mam pro zamestnance vydane firemni kreditni karty, aby mohli platit ruzne vydaje, davam jim pristupy k bankovnim uctum nebo paypalu. Na techto provoznich uctech se snazim drzet pouze nutnou hotovost k provozu. Kdyz tam je vice penez tak je prevedu na sporici ucet kam mam pristup pouze ja. Pojistene to nemam. Beru to tak, ze to je kalkulovany risk. V nejhorsim pripade prijdu o par tisic dolaru, ale zamestnanec by sel do vezeni, kdyby takto penize ukradl. Stat se to muze, ale moc pravdepodobne to neni.
3 Ivo // Sep 30, 2007 at 10:48 pm +0

Hezky o tom píšeš, ale chápu že rozhodně než si nalezl ty správné lidi a vybudoval na to sytém, tak sis musel projít porodními bolestmi. Mě spíše poslední dobou zaráží, jak si hodně lidí nasazuje růžové brýle a myslí si, že po pár pře�?tených �?láncích od tebe vybudují velkou firmu, své povinnosti nadelegují a pak jen jednou za měsíc zkontrolují své nadité konto
4 fandor // Sep 30, 2007 at 11:40 pm +0

Johne, existuje v USA neco jako hmotna zodpovednost? Podepsali ti zamestnanci nejake prohlaseni/dohodu ohledne toho disponovani s firemnimi penezi nebo jen to jen na ustni dohode / cestne slovo?
5 Honza J. // Oct 1, 2007 at 12:59 am +0

Johne, nebojite se, ze Amy se trochu rozkouka, najde si vlastni dodavatele a rozjede business sama na sebe?
6 Mirek Novotny // Oct 1, 2007 at 1:00 am +0

jo mas to zorganizovane hezky , ale jak resis urady? Vsak kolem firem, zvlaste kdyz jich je vice musi byt strasne byrokracie a nejruznejsich kontrol ze strany uradu…
7 markonius // Oct 1, 2007 at 1:11 am +0

Honza J.: Já dělám na podobné bázi jako Amy a myslím si ze svého pohledu takto pracujícího �?lověka, že si vlastní byznys neudělá.

Vlastní byznys vyžaduje starat se o vše a na světě je spousta schopných lidí, kterým sta�?í pracovat hodinu denně, vydělat průměrnou mzdu a věnovat se svým zájmům.

Já jsem třeba nechal podnikání a přidal se k fungující firmě jen proto, že se nemusím starat o ú�?etnictví, cash-flow a brát dlouhodobou odpovědnost. Takhle když �?lověk jakoby podniká na ú�?et někoho jiného je to jednodušší, protože si vyberu co chci dělat a co nechci a kdykoli se můžu sbalit a za�?ít dělat něco jiného co mě baví. U vlastního byznysu bohužel nemůže �?lověk říct, už mě to nebaví, zítra kon�?ím.
8 markonius // Oct 1, 2007 at 1:28 am +0

Honza J.: Krom toho bych tu ještě dodal, že pohled na to, že tvůj pohled je takovej �?echá�?kovskej, někdo jde nahoru, bacha na něj, protože by tě jednou nemusel potřebovat.

To mi přijde strašně slabozraké a statické, vztahy mezi lidma se vyvíjejí, zejména ty podnikatelské. Ta spolupráce každému něco dá, Johnovi spokojené zákazníky, Amy třeba zkušenosti co se budou hodit v podnikání.

Když se podívám na libovolný vztah mezi lidma do budoucnosti z dnešního pohledu, tak to spěje do pekla. Jednoduše proto, že je to statický pohled. Prostě �?lověk musí jednat, aby to spělo k lepším zítřkům.
9 Tomas Bibrlik // Oct 1, 2007 at 2:23 am +0

Ono strasně záleží, v jakém oboru �?lověk pracuje (podniká). V některém jde delegovat vše, někde jen �?ást a někde je to prostě horší. V tom případě bych šel do podnikání, kde to delegovat z velké �?ásti jde.

A taky by mě zajímalo, jak nahodil fandor, jestli je v USA něco jako hmotná zodpovědnost? Bo u nás téměř každý si toto nechá podepsat. A na severní moravě pak krade sám šéf a nechá to zaplatit zaměstnance hold, i takovou zkušenost mám od přátel
10 John Vanhara // Oct 1, 2007 at 9:06 am +0

Nevim jestli existuje neco jako hmotna odpovednost, ale nechavam je podepsat papir, aby vsechny zucastnene strany presne vedely co se od nich ocekava. Napr. muzes vypsat sek do $100 za bezne naklady, ale jakakoliv castka navic musi byt pisemne (pres email) schvalena. Podobne pro nakladani s firemnimi kreditnimi kartami. Hned jak udelas nejaky nakup tak musis poslat kopii uctu na urcity email. Po zhruba 3 letech kdy to takto delam jsem nemel jeste jediny problem.

Treba i Amy co se stara o xyzbikes.com v podstate vubec neznam. Osobne jsem se s ni sesel na 10 minut (jednou kdyz jsem ji najimal). Od te doby jsem ji nevidel. Po telefonu mluvim tak jednou za mesic, kdyz je neco nutneho, ale nemam strach ji nechat vyrizovat financni zalezitosti. Ono to totiz hrozne svazuje, kdyz se clovek o vsechno boji. Nikdy se nemuze posunout o krok dale, kdyz viz, ze vsechno musi delat sam.

A jestli si Amy bude chtit ten business delat sama? Vsechno je mozne, ale neverim tomu. Kdyz jsem prijel z CR tak jsem mel tento pocit u kazdeho zamestnance, ktereho jsem najmul. Ale zatim se mi to ani jednou nestalo. Ono vyrizovat customer service je jen jedna vec z toho celeho podnikani. Spojit to vsechno dohromady zas tak moc lidi neumi (nebo se jim nechce).

Urady? Jednou si zalozis firmu, udelas business license a pak zadne papirovani neni. Kdyz mas zamestnance tak mas ruzne formulare a dane, ale vse se da platit elektronicky. Jsou na to programy, ktere ti poslou email kdy mas co poslat, pripravi ti formulare a fakt staci jen kliknout mysi jak pro platbu tak pro poslani formulare.
11 John Vanhara // Oct 1, 2007 at 9:19 am +0

TO: IVO… nic nejde jednoduse… ale s tou Amy jsem to presne popsal tady na blogu. Uz jsem toho mel docela dost na vyrizovani a ty telefonaty od zakazniku me docela dost zdrzovaly. Amy byla muj prvni aktivni affiliate. Pripadalo mi, ze k tomu ma docela dobry vztah a ze ji nebude vadit delat par veci navic (zadat nove kola na ebay, apod. coz se me nechce delat:-)). Tak jsem ji nabidl jestli nechce vyrizovat telefonaty, objednavky a emaily… Nemel jsem moc co ztratit. Kdyz by to nefungovalo tak bych ji to rekl a nasel nekoho jineho. Ale nahodou to fungovalo tak uz jsem o tom vice na blogu nepsal. Vzal jsem prvniho clovek a co mi prisel pod ruku:-)

To co pisu o xyzbikes je skutecna realita. Zadny bullshit:-) Ale jsem rad kdyz napises svuj nazor co si myslis. Tim se alespon rozvine diskuze. Neberte to tak, ze to co delam je nejlepsi zpusob. Kdyz si myslite, ze to jsou nesmysly tak se nebojte to napsat:-)
12 dali // Oct 1, 2007 at 12:06 pm +0

Nedovedu si představit z hlediska delegovabi lepsi zpusob. Ono delegovat, když to �?lověku přelézá přes hlavu není moc efektivní, není možné efektivně delegovat z minuty 20 cinnosti a tak jde o to aby bylo na koho delegovat, pokud cinnosti k delegovani zaberou vyznamný �?as pracovního dne. Když jsou to �?áste�?né úkoly, může se tím doplnit pracovní cinnosti stavajiciho zaměstance. Najmout cloveka a vymyslet co a jak predat pokud mozno tak aby vse vstrebal a byl využit, to je způsob který generuje nepromyslenou a casto kritizovanou byrokracii ve firmách.
13 Valerian // Oct 1, 2007 at 1:30 pm +0

Hm, vidím že celá firma je postavená na Amy, když ta odjede na dovolenou, tak se ti firma položí, protože bude trvat mnoho dní, než se nau�?íš to co ona.

Mnohem lepší je si to dělat sám, a na dovolenou jezdit s notebookem, tak můžeš řídit byznys odkudkoli.
14 pavel // Oct 1, 2007 at 2:32 pm +0

O tom bani se mam stejny pristup, kdyz na to koukam tak polovina otazek se nese v duchu “nebojis se ze se stane to a to” atd. Samo nejde byt uplne lehkomyslny, ale zas bez urciteho nadhledu by clovek nemohl ani vyjit na ulici …
15 Mart // Oct 1, 2007 at 4:03 pm +0

Valerian: 100 drobných úkonů umoří i vola. A na dovolené bys měl nechat notebook odpo�?ívat Pokud musíš řídit byznys kdykoliv a odkudkoliv, je otázka, zda děláš byznys, nebo jsi nonstop zaměstnán svou firmou…

Ad obavy, podle mě nemá smysl obávat se předání �?ásti know-how zaměstnancům. Ti špatní na to nemají, dobré a ambiciózní jednou můžete získat do jiného spole�?ného projektu ku prospěchu obou stran. A taky, jak jinak vychovat své nástupce ve firmě, než jim dávat dost informací? Podstatné je nechat si pro sebe klí�?ové informace. Většina webů žije z reklamních příjmů – když si tedy nechám pro sebe konkrétní �?ísla o příjmech z webů, jakýkoli následovatel z řad zaměstnanců musí trpět zásadními pochybami o tom, jak by náklady se startem (i dospělou fází) podnikání ufinancoval. Chybí hlavní díly skláda�?ky… Tuto ideu u nás samozřejmě �?áste�?ně hatí povinnost zveřejňovat ú�?etní závěrku, která toho dost odkrývá, ale za prvé se povinnost nevztahuje na OSVČ, a pak to 3/4 firem stejně porušuje. Všechna �?est Johnovi, sdílí toho s námi víc než jakékoli finan�?ní výkazy
16 Ivo // Oct 1, 2007 at 10:01 pm +0

Souhlasím s Martym, ono přeci jen pokud to vztáhneme na poli internetu, tak mít vybudovanou pozici firemního webu, zna�?ku, inzerenty atd. není úplně nejleh�?í a pokud se nějaký programátor-zaměstnanec rozhodne okopírovat web – vůbec to nemusí znamenat že bude úspěšný – přeci jen zprovoznit a propagovat jsou 2 rozdílné věci.
17 Karel // Oct 2, 2007 at 4:07 am +0

Nejlepší je mít na všechno nějaké lidi co to udělají za mě…;-)A nebo nějaký po�?íta�?ový systém,který bude vše řídit za mě;-)
18 Rammi // Oct 2, 2007 at 5:08 am +0

No jak uz jsem psal, uz to casove nezvladam, zatim jsem delegoval jenom baleni baliku a papirovani s postou – a to na pritelkyni, davam ji za to pevnou castku za balicek. Je ted stejne nezamestnana, tak ma aspon brigadu
Jenze mne brzdi jeste spousta dalsich veci, vyrizovani objednavek, vystavovani faktur, volajici zakaznici na reality atd, atd. U balicku je to jednoduche, tam se rekne mas tolik a tolik za balik, ale jak to udelat tady u toho zvedani telefonu atd… na to jsem zatim jeste neprisel, ale jeste chvili me to bude s*at a neco vymyslim
19 Rammi // Oct 2, 2007 at 5:09 am +0

Karel: hehe to je dobry pristup, na tom by se dalo ryzovat, treba:
Ja asi zalozim firmu a najmu tam nejakeho spickoveho managera a budu mu platit 200 tis mesicne. A kde je vezme je jeho problem ))
20 John Vanhara // Oct 2, 2007 at 9:00 am +0

Rammi: Vyrizovani telefonatu se da udelat podobne. Napr. vis, ze prumerne vola 20 lidi denne a zabere to 10 minut s kazdym clovekem = 200 minut prace = 3.3 hod. prace x odmena za hod. = pausalni castka za vyrizovani telefonatu.
21 rammi // Oct 2, 2007 at 12:54 pm +0

John: jo, to je pravda, ale ja chci jit jeste dal aby to samo uz od nastaveni bylo motiva�?ní. Jinymi slovy nemakas, nemas, makas nadprumerne, mas nadprumerny plat.
Napr mam spo�?ítané, že kdyby bylo těch baliku fakt hodne, tak by to �?lověku při 8mi hodinove praci 20 dni v mesici hodilo cca 20 tisic. Ale pokud pocitame s tim, ze lidi makaji v prumeru tak 60% pracovni doby tak to vyjde na 12 tis. A když bude někdo inovativní a svou práci si umí usporadat tak, ze udela dvojnasobek balicku za polovinu doby, tak je mi jedno jestli se v tu dobu fláká, nebo jde domu, nebo vydela dvakrat tolik.
A jako bonus se mi to dobre pocita do ceny na kus
22 dali // Oct 2, 2007 at 12:55 pm +0

to John: Pokud závisí obrat přímo na aktivitě onoho telefonujícího, tak to není příliš motivující, jednou vyrcena otazka byla, kdo stojí o motivaci, ale pokud např bude tvuj prodejce na telefonu v byznysu XYZ bikes vyrizovat objednavky jaka bude jeho motivace lidem nanutit dalsi zbozi za 50 dolaru?
23 Thomas // Oct 9, 2007 at 5:39 am +0

Delegovat, delegovat, delegovat…….to je sice hezké říct, ale ani delegovat se nedá na blbce. Takže jsme zpět u toho, že okolo sebe potřebujete kvalitní lidi.
24 John Vanhara // Oct 9, 2007 at 7:19 am +0

Da se to. Ale musis mit vytvoreny system.
25 Thomas // Oct 9, 2007 at 7:20 pm +0

Z toho mi vychází, že zaměstnáváš , samozřejmně ve vší úctě k tvým zaměstnancům, “opice”, kteří jen slepě následují Tebou připravený systém. Nebylo by dobré mít jednoho spolehlivého �?lověka, který by řešil možné problémy, protože ty “opice” nevyřeší?
26 John Vanhara // Oct 9, 2007 at 9:22 pm +0

Tohle je jediny zpusob, ktery temer dokonale funguje. Kdyby slo misto vymysleni systemu zamestnat jednoho cloveka co by vsechno delal sam, resil vsechny problemy a budoval firmu tak bych tech podnikani zalozil treba sto. Skutecne si nemyslim, ze to tak funguje.
27 Thomas // Oct 9, 2007 at 9:52 pm +0

V tomhle systému to asi ani fungovat nemůže, protože úspěch i neúspěch každé firmy je z větší �?ásti založen na lidech. Musíš prostě pracovat s tím nebo spíše s těmi co máš k dispozici.

Podnikani v USA

Me zkusenosti s podnikanim v USA, jak prorazit, napady, apod.