Dobry system ve firme

Kdyz jsem prijel cerstve do USA tak jsem obdivoval jaky maji americke firmy promakany system na fungovani. Proste system je na uplne vsechno. Mysli se na kazdy detail.

Vezmu nejaky supermarket. Kdyz chci, aby treba prodavacka v obchode u pokladny pozdravila zakazniky tak primo na displeji na pokladne se ji objevi co ma rici: Hello! How are you? Nekdy tam i napisou at se usmiva (jen aby nezapomnela).

Pak se ji treba na displeji objevi at se zepta zakazniku jestli bylo vsechno v poradku s jejich nakupem. Jestli vsechno nasli co hledali. A tak podobne. Proste zamestnanec presne vi co ma delat a take co udelat kdyz treba zakaznik rekne, ze neco nebylo v poradku (vetsinou zavola manazera, ktery to vyresi).

Takovych pripadu je hodne. Amerika je na tom docela postavena. Dobry system zvysuje produktivitu. Zkracuje cas na zaskolovani. Idealni je aby system byl tak jednoduchy, ze postavite noveho zamestnance na nejake misto a on presne vi co ma delat, aniz by mu nekdo neco vysvetloval. Nikdo nemusi improvizovat a vymyslet uz vymyslene.

Na tom se snazim pracovat i ja. Stale ten system v mych firmach nemam takto propracovany do kazdeho detailu. Porad se ucim a vylepsuji. Je to hodne prace, ale stoji to za to.

30 thoughts on “Dobry system ve firme

  1. V ČR je hodně těžké najít správného člověka, který by tohle dokázal pochopit. Vidím to na mé překladatelské agentuře. Třeba zpracování cenových nabídek. Strávil jsem dva týdny vymýšlením strategie jak posílat cenové nabídky, aby byly úspěšnější a získávali jsme z nich více zakázek. Vytvořil jsem formulář na posílání nabídek, který má kolegyně v počítači a má zákazníkovi posílat cenovou nabídku tak, že se tam vyplní údaje a upraví nějaký text o korekturách, apod. podle konkrétní situace. Jenomže kolegyně pracuje od 7 do 15 hodin s tím, že pokud do 17 hodin přijde ještě nějaká poptávka musí ji vyřešit ještě ten den (vyplnit nabídku a poslat zákazníkovi odpověď). A pokud odpoledně přijde nabídka tak se jí nechce trávit čas vyplňováním nabídky a pošle cenu v e-mailu nebo klientovi napíše, že nabídka bude zítra (to v lepším případě) anebo se na to prostě vykašle.

    Zkoušel jsem jí domlouvat po dobrém, po zlém, ale prostě jsem s ní člověk nehne a dělá si to stále podle svého. Nedokážu jí zaboha vysvětlit proč by měly nabídky mít nějakou štábní kulturu.

    A teď co s takovým člověkem?

    Vyhodit ho legálně nemůžeš – respektive můžeš, ale za cenu 5 platů navíc anebo za cenu šíleného tlaku, kterým ho donutíš aby dal výpověď sám a to se třeba mě osobně příčí.

    Podle mě je proto zásadní problém Čechů to, že nedokážou přijmout autoritu a dělat věci podle pravidel (pravidla jsou od toho, aby se porušovala). V USA máš na ty lidi páku – pokud bude dělat blbě, tak ho jednoduše vyhodíš, tady vládne zaměstnanec.

    Nicméně občas člověk narazí na zaměstnance, který dělá dobře a poctivě a dodržuje systém a pravidla, která si předem domluvíte. Takový člověk je pak hlavním tahounem firmy a je potřeba ho adekvátně zaplatit. Ale bohužel je takových lidí zatím menšina.

  2. Aj, jak rád tohle čtu Johne. A moc se těším na komentáře. Jak ono by to tady nefungovalo apod. Jenže ono se to "musí umět". Udělat stupidní pravidlo a trvat na tom, aby se dodržovalo zvládne kdejaký blbeček. Ale málokdo to pojme opravdu s tou filozofií, že výsledek má všem práci ulehčit.

    U nás obvykle vymýšlejí pravidla líní manažeři a ředitelé, kterým se ledacos nechce. A tak vyrobí pravidlo, kterým naloží podřízeným víc práce. Pro jistotu to pravidlo bývá přes tři ruce, aby to nebylo tak jednoduchý a zaměstnanec se opravdu už musel cítit poníženě.

    To, co zmiňoval John je přesně ten typ "praktických pomůcek" pro zaměstnance, které jim práci svým způsobem usnadní, a přitom pro firmu zefektivní. To je něco, co tady dokáže vymyslet jeden manažer ze sta a ten není ani Čech ;-). Nařizovat by nám šlo, ale pomáhat druhým, rozvíjet se a kritizovat i vlastní práci? To to raději svedeme na neschopné zaměstnance.

  3. u nas akokeby ludia este zli v socializme, kedy sa bolo treba len tvarit, ze pracujes… poznam napriklad taku uradnicku, ktora vyslovene planovane raz za hodinu vezme pod pazuchu kopku papierov, prejde sa po chodbe a kazdemu koho stretne (idealne nadriadenemu) sa stazuje ako ma vela prace. ked vsak prides ku nej do office, tak spravidla len popija kaficko a vykecava s druhou kolegynou…

  4. Roman Appeltauer má naprostou pravdu, když píše "U nás obvykle vymýšlejí pravidla líní manažeři a ředitelé, kterým se ledacos nechce. A tak vyrobí pravidlo, kterým naloží podřízeným víc práce."

    Já doplním, že často nejde o lenost, ale o neschopnost, kdy se daný manažer dostal na svůj post díky protekci, vlezdoprdelismu, intrikám nebo třeba kvůli tomu, že v práci trávil delší čas než ostatní.

    Slovo, které u nás v ČR každý používá, ale v praxi na něj většina manažerů kašle je EFEKTIVITA. Pořád ještě je ve spoustě organizací rozhodující doba práce, nikoli odvedený výkon. A největší geroj je ten, kdo tráví v práci 16 hodin vymýšlením pitomin.

    Když už jsem se tak rozjel: Díky nízké úrovni sociální mobility u nás zastávají velmi často manažerské posty bývalí příslušníci tzv. zlaté mládeže, kteří nemají praktické zkušenosti s prací na nižších pozicích. Chybí jim empatie. Proto vymýšlí kraviny. Nedokáží si vůbec představit, jaké je být např. dělníkem u pásu.

  5. ale zase na druhej strane taketo "sablonovite" pracovanie sa hodi len pre urcite stupne a profesie (skor tie menej narocne). napriklad uctovnicka v mojej uctovnej firme rozhodne nemoze len typovat udaje do systemu podla nejakej sablony ci postupu – musi nad kazdym pripadom rozmyslat, analyzovat a zvolit spravny postup…

    myslim, ze take postupy, ako popisuje John funguju aj u nas, napr. pri pasovej vyrobe a pod…

  6. Vembl

    Samozřejmě, že ji můžeš vyhodit. Proč by jsi nemohl? Jen musíš dodržet zákon. A ten říká, že pro porušení pracovní kázně můžeš zaměstnance propustit. Musíš vytvořit vnitřní předpis, který bude jasně stanovovat v jakém tvaru se mají předávat nabídky. Poté ji při porušení třikrát udělíš písemnou důtku a počtvrté ji propustíš. Věř tomu, že většinou stačí druhá důtka.

  7. na vyhadzovanie zamestnancov je aj tu pomerne jendoduchy system

    nastavi sa nejake pravidelne vyhodnocovanie prace, dajme tomu mesiac, po ktorom vzdy pridu zamestnancom vysledky…v kazdom tomto dokumente im je nieco z pracovnej naplne vytknute a tak ma firma stale v zalohe porusenie pracovnej kazne a je vymalovane, vyhadzovat sa moze len tak sa chumeli

  8. 2Vembl: kdyz mas takoveto problemy tak ber zamestnance na zivnostak nebo pres agenturu.

    2Vembl: porid si online CRM system, ktery vas donuti to delat jednim zpusobem.

    k clanku: mam s timto tvrzenim dost problem. Vzdy se rikalo ze nejlepsi na dodrzovani postupu jsou Nemci. Anglicane jsou zas vice kreativni a prizpusobivy. Mam to i potvrzene z pobocek zahranicnich firem v CR. Nemacka firma ma vse presne popsane, jasne definovane procesy, vsichni se jimy ridi. Pokud je potreba neco udelat jinak, tak to je obrovsky problem.

    Obracene UK, USA firma funguje uplne jinak vsechno se resi za behu i pro Cechy hodne chaoticky, vse je hodne podrizeno prani zakaznika a na procesy se moc nekouka. Casto neni jasne kdo za co zodpovida, kazdy ma nekolik sefu.

    (me zkusenosti pochazeji z oblasti IT a zamestnavani kvalifikovanych zamestnancu. U delnickych profesi to muze byt jinak).

  9. Nepovedal by som, že je to rozdiel USA vs. ČR. Aj v Európe ( a aj vo východnej) veľa firiem, hlavne z výroby, funguje na presných postupoch, návodoch a školeniach. Ale je to prevažne vo výrobe, retail prevádzkach, bankách a podobne. Už menej v službách (mimo napr. bánk) a malých firmách.

  10. Vembl: preco za cenu 5 platov? Porusenie pracovnej moralky a nariadeny a prec s takym flakacom. Odstupne sa dava pri reorganizacii pokial viem. Aby si mohol niekoho vyhodit za porusenie pracovnej moralky, su na to procedury, musis to zaprotokolovat a tak. Niekolko pisomnych varovani a padak na konci.

  11. No, asi se tu objeví­ komentáře, které budou tvrdit, že v ČR/SR by podobný pří­stup zaměstnavatele neměl šanci, ale čí­m dál tí­m ví­c pozoruju, že je i zde potřeba mí­t pro zaměstnance na všechno přesný postup. Jinak si najdou cestu, jak to “ochcat”, neudělají­ to dobře apod.

  12. 2 Vembl : Tak stačilo by zavést na to nějaký přesný systém kontroly. V tolik a tolik přišla nabídka a vy jste ji nevyřídila podle protokolu, kde je řečeno že na ni máte odpovědět do dvou hodin. Zavedeš takovej systém, začneš postupně tlačit na jeho dodržování a když to nepude tak neplní pracovní povinnosti a můžeš ji vyhodit a nového člověka už zaučit do systému.

  13. 2Vembl: Tenhle pristup moc nechapu. To ji jako budete zamestanavat i vic nez 5 mesicu a budete s jeji praci nespokojen, nez abyste ji dal tu vypoved a platy navic?

    Jinak je na to jednodussi zpusob, mit vysi platu ve mzdovem vymeru a ne v pracovni smlouve, tam je lepsi uvest, ze MV neni soucasti smlouvy, a pak ji vymerem snizit plat.

  14. to Vembl.: jestli se nedokážeš s neschopnými lidmi rozloučit, tak to daleko nedotáhneš. Pro podnikání je naprosto zásadní být schopen správně vybírat , motivovat a trénovat zaměstance a vytlačit ty neschopné. Tj. v českých podmínkách – nejdříve práce na dohodu, pak práce na dobu určitou, vždy minimální plat – zbytek jako odměna za plnění plánu a povinností. Musíš mít pro každého plán – nesplníš – 1x,2x a 3x a nazdar. Plníš nad plán = nadstandardní odměna.

  15. Tak a teď ještě najděte v Česku manažera, nebo ředitele, který by chtěl práci zefektivnit. Rozumějte, který nechce

    a) hodit odpovědnost na vše na zaměstnance

    b) nehonit si ego ponižováním a tím, že je někdo

    c) neprosazováním nefungujících postupů

    d) získáním záminky, aby mohl kohokoli vyhodit

    e) získáním důvodu, aby mohl snížit plat pokud možno všem

    Ono je bohužel to, že v Česku řadu firem drží zaměstnanci proti snaze managera. Sám jsem ve svém posledním zaměstnání zachránil v podstatě já sám osobně firmu před krachem a to jsem při tom musel odrážet nápady šéfa.

    Až bude nějaký manažer skutečně chtít zavádět věci pro dobro věci, pak věřím, že přirozenou autoritu získá. Zatím v Česku se jich nějak nedostává.

    Jinak sám to znám, když jsem pracoval pro USA, byla to lahoda. Najednou jsem nemusel řešit ptákoviny šéfů, za každé zlepšení pro firmu byli rádi. Když byl problém a vyřešil se, bylo to ok.

  16. to Vembl: a proc nejdriv cloveka nezamestnas tim zpusobem, ze by mel zinovstnak a jen by ti fakturoval provedenou praci? V takovem pripade se s nim muzes rozloucit behem minuty. :] V momente kdy s nim budes pokojeny mu nabidnes pracovni pomer.

    Mozna nekdo bude tvrdit, ze je to nelegalni, ale podle me je schwarz system tezke prokazat, navic si myslim, ze je to hodne efektivni vec (ted nemyslim ocuravani odvodu statu apod.) Napr. v UK je to naprosto legalni system zamestnavani.

  17. Vembl: Můžeš to vzít tak, že ti dělá naschvál, dát jí písemné napomenutí, třeba to zabere, pokud ne, můžeš ji vyhodit myslím za hrubé porušování pracovní kázně (na základě toho napomenutí). Bohužel je to tak. Předpokládám, že v USA by to šlo mnohem jednodušeji, ale u nás asi jiná cesta, jak ukázat zaměstnanci, že ho opravdu můžeš vyhodit, není.

  18. To Vembl: Možná bude stačit dát přečíst vaší zaměstnankyni tyto komentáře 🙂

    To All: Vy jste dobráci co tu radíte Vemblovi jak vyhodit pracovnici. Co takhle poradit slečně právě nějaký jednoduchý návod jak její práci zefektivnit. Např. mě v rychlosti napadá automatická odpověď mimo pracovní dobu nebo ceník vytvořit daleko jednodušeji resp. automatizovaně. Pokud zaměstnanec má plat třeba 14tis. čistého nemůžeme po něm chtít zázraky a pracovní dobu 24h denně. Nejdřív začínáme právě u sebe jak je i popsáno v článku tudíž se musíme snažit práci co nejvíce zjednodušit, zefektivnit. Pokud to neumíme je to špatně! PS: Opakování je matka moudrosti. Pozdrav, poděkuj, usměj se! Pozdrav, poděkuj, usměj se! 🙂

  19. Vembl: Kdo jim podepisuje vyplatu? Rekl bych ze ty. A zamestnanec se trese, pokud mu ma byt snizena vyplata. Ikdyby to bylo treba jen o tisic korun na tri mesice. Kdyz to nepochopi, tak jeste niz a kdyz ani to ne, no tak bohuzel…

    John: chtel bych videt jak mas postaveny system u Shipito. TO musi byt docela mazec!

  20. Mysim, ze zakladni pravidlo je si vyzkouset delat jakoukoliv praci sam. Do dneska to delam. Zavedeme novou sluzbu a ja prni tydny zkousim jak se to dela a co je nejrychlejsi zpusob. Jinak to ani nejde dobre vymyslet.

  21. Jeste jedna poznamka. Kdyz mam zamestnance co pracuje od 9 rano do 5 vecer tak neocekavam, ze bude neco delat v 5 (kdyz prijde novy pozadavek). Proste pocitam, ze odejde domu. Ten system musim vymyslet tak, ze po 5 bude delat nekdo jiny nebo to udelam sam.

    Treba nekdy se s nekym da domluvit, ale vetsinou pocitam s tim, ze kazdy ma svuj zivot a nechce praci venovat vsechen cas (to je spise osud nas podnikatelu a za to mame sanci vydelat mnohem vice nez zamestnanec).

  22. John: To je právě to – jak to vymyslet aby to fungovalo. V překladatelské branži je to dnes hodně často o tom kdo dřív dá nabídku ten vyhrává. Takže právě proto je potřeba aby někdo dělal nabídky až do alespoň 17 hodin. Většinou to dělám já, ale když jsem na tlumočení tak to prostě nejde a musí to udělat kolegyně a má za to prachy navíc. Kromě toho jsou s tím člověkem bohužel další a další problémy – prostě na to lidově řečeno hází bobek. Celý problém je tak v mojí neschopnosti s tím rázně zatočit (jsem od přírody nekonfliktní člověk a nerad se rozčiluji a chodím do nějakých sporů. Když se ale pak rozčílím tak to opravdu stojí za to…). Prostě se musím lépe naučit řídit lidi pod sebou. Já kolikrát raději danou věc udělám sám a jsem vnitřně naštvanej, a pak bouchnu až příště při jiné příležitosti. Prostě nedokážu lidi dobře řídit. Umím dělat dobrou práci v tom co ovládám, ale řídit tým lidí mi prostě dělá problém. Asi budu muset přenechat vedení firmy na někom jiném a věnovat se marketingu a ostatním věcem, protože práce s lidmi fakt není moje silná stránka.

    Marek Stejskal: Díky za podněty k zamyšlení jak vám tak všem ostatním.

    A poslední update je – kolegyně si přečetla komentáře a dala výpověď, kterou jsem s těžko skrývanou radostí podepsal. Takže budeme hledat nového člověka. Snad tentokrát budu mít větší štěstí.

  23. Haha, Johnův blog pomáha vyhazovat lidi 🙂 LOL !!! To jsou věci, Johne to Vemblovi vyfakturuj :).

    Vembl:

    "Já kolikrát raději danou věc udělám sám a jsem vnitřně naštvanej, a pak bouchnu až příště při jiné příležitosti."

    To je chyba, projev svou nespokojenost hned! Taky jsem byl kdysi takový a je to opravdu chyba.

    1) ten kdo udělal chybu se to nedozví, nebo mu to řekneš s malým důrazem

    2) se vnitřně užíráš, máš pak zdravotní problémy

    3) když se vše nakupí a ty "vybuchneš", tak stejně nic nevyřešíš (v hádce se budou lidi jen bránit a nebudou tě vůbec poslouchat), navíc nebudeš vypadat jako vyrovnaný jedinec a klesneš hodně v očích jiných, protože oni si budou myslet, že řveš kvůli té "poslední" věci 🙂

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *